Floriday
Met de implementatie van het FreshPortal softwarepakket bij Handelskwekerij Ubink in Kudelstaart heeft FreshPortal opnieuw een grote stap gemaakt. Was FreshPortal in de bloemenindustrie al vele jaren heer en meester als softwareleverancier, dan is daar met de potplantenwereld een nieuwe expertise bijgekomen. Gedurende het ontwikkelingsproces om de software ook feilloos in de potplanten te kunnen toepassen zijn beide bedrijven samen intensief opgetrokken. Dit heeft erin geresulteerd dat de software vanaf nu ook naadloos past in de potplantenbranche.
Handelskwekerij Ubink is niet zomaar de eerste de beste, maar toonaangevend als het gaat om de teelt en handel van cactussen en succulenten. Bas Ubink, een van de vijf directieleden van dit unieke familiebedrijf: “In 1927 is het bedrijf gestart door de opa van mijn opa. Mijn vader en twee ooms voeren de directie. Inmiddels zijn ook mijn zus en ik als jongste generatie tot de directie toegetreden met de bedoeling dat wij samen in de toekomst Handelskwekerij Ubink voortzetten. Bijzonder is het denk ik wel dat het bedrijf nog steeds op dezelfde locatie aan de Mijnsherenweg in Kudelstaart is gevestigd. Met zo’n 65 medewerkers in loondienst zijn we succesvol met het bedienen van de Europese markt. De kwekerij heeft een grootte van 6 hectare waar in moderne kassen op een zo energiezuinige en milieuvriendelijke mogelijke wijze wordt geproduceerd. Onze tweede productielocatie, Succulent Valley, bevindt zich op Tenerife.”
“Zoveel functies in één softwarepakket is veel waard”
Robuuste en toekomstbestendige software
“Op automatiseringsgebied waren we op een gegeven moment toe aan meer software oplossingen, waaronder meer grip op voorraadbeheer. De ERP-software die we in gebruik hadden was echter eindig en ging niet mee in onze wensen. Dit maakte dat we op zoek gingen naar meer robuuste en toekomstbestendige software. Met vrijwel alle grote partijen die gespecialiseerd zijn in softwareoplossingen in de sierteelt hebben we om de tafel gezeten om te onderzoeken of zij alles wat wij zochten konden bieden. We kwamen uit bij FreshPortal Software, want zoveel functies in één softwarepakket zoals zij ons konden bieden was ons veel waard. Het enige waar we overheen moesten stappen was dat FreshPortal voornamelijk gespecialiseerd was in de bloemenbranche. Een andere tak binnen de sector zullen we maar zeggen. In de potplantenwereld, en zeker in onze branche, gaat het er anders aan toe dan bij het leveren van bloemen die veelal soort bij soort in emmers worden verhandeld. Bij potplanten, en dan vooral bij een oneindig breed assortiment cactussen en succulenten zoals dat van ons zijn de keuzemogelijkheden in producten veel diverser. Want feitelijk leveren we van alles. Van plant tot pot, met of zonder hoes en etiket en al dan niet gepersonaliseerd. Echter, in de uitgebreide software van FreshPortal zagen we toch volop kansen en FreshPortal zag die ook om een nieuwe markt aan te boren.”
Intensieve samenwerking
“We waren ons er zodoende van bewust dat we voor het zoeken naar oplossingen aan de voorkant meer tijd zouden moeten nemen. Maar ook omdat we een softwarepakket wilden waar zo min mogelijk maatwerk aan te pas zou komen. Het zou dan ook voor andere handelsbedrijven in de plantenbranche in de toekomst bruikbaar zijn. Vanuit die positie werd Handelskwekerij Ubink anderhalf jaar geleden een proeftuin waarin een intensieve samenwerking tot stand kwam met FreshPortal in de aanloop naar een soepele implementatie van het softwarepakket. De uitdaging lag daarbij in het realiseren van een betrouwbare en transparante software omgeving waarin ons enorme assortiment van duizenden artikelen feilloos zijn weg zou kunnen vinden. Alle onderdelen van het bestelproces moesten daarvoor volledig op elkaar worden afgestemd, waaronder de interne verwerking, voorraadbeheer, productie, inkoop, verkoop, logistiek en transport. Samen met mijn collega Patrick hebben we dit proces intern opgepakt en wekelijks contact gehad met FreshPortal. Steeds werd een ingericht stukje software klaargezet wat wij dan konden testen in de testomgeving om te kijken wat wel werkte en wat niet. Terugkoppeling werkte over en weer. Uiteraard waren wij ons bewust van de complexiteit die onze bedrijfsvoering met zich meebracht. Maar anderzijds, was het een enorm groot voordeel dat degenen met wie wij vanuit FreshPortal contact onderhielden afkomstig waren uit de sector en bij een exporteur hadden gewerkt. Met hun schat aan ervaring wisten ze hoe je van A naar B moest gaan. Dat was echt een pluspunt.”
Implementatie FreshPortal software
“Reuze spannend was vervolgens het moment van de daadwerkelijke implementatie van de FreshPortal software op maandag 15 april. Ons personeel hadden we zelf opgeleid in de testomgeving, wat al een basis van vertrouwen gaf. Maar met het omzetten van knop was er geen weg meer terug. Om de implementatie succesvol te laten verlopen was er vanuit FreshPortal tijdens de gehele implementatie een consulent beschikbaar om het proces te begeleiden, met op de achtergrond een team van programmeurs dat paraat stond om in te grijpen mocht dit nodig zijn. De implementatie verliep tot onze volle tevredenheid. Vrijwel vlekkeloos mogen we wel concluderen en onze klanten hebben er niets van gemerkt. Ze kregen precies wat zij hadden besteld. Eigenlijk alleen op de dag van de implementatie zelf is het wat later geworden en liepen we uit tot in de avond. Maar de dagen erna hebben we de handel alweer binnen de gebruikelijke tijden weten af te ronden. Met de implementatie van de FreshPortal software is Handelskwekerij Ubink klaar voor de toekomst. Natuurlijk zijn we ons ervan bewust dat als we 100% toekomstbestendigheid nastreven verdergaande automatisering nooit stil zal staan. Maar mooi is dat we nu het hele proces van orderverwerking en voorraad kunnen overzien. We verwachten dat hierdoor ook nieuwe items naar voren komen die we in de toekomst nog slimmer kunnen maken om nog sneller en efficiënter te kunnen werken.”