Floriday
Voor een franchiseformule als Intratuin is snelheid heel belangrijk. De 67 vestigingen worden gefaciliteerd door een centraal servicekantoor en twee distributiecentra: een voor hardwaren en een voor groen. “De specifieke dynamiek van groen vereiste een adequate automatisering van het bestelproces”, vertelt Frank de Groot, verantwoordelijk voor Intratuin Groencentrum. FreshPortal Software speelt hierbij een sleutelrol.
Intratuin koos voor FreshPortal Software omdat het bestaande Order Management Systeem (OMS) onvoldoende was toegesneden op groen: producten die zich kenmerken door groei, rijping of een beperkte houdbaarheid. Dat is van grote invloed op zowel de inkoop- als verkoopprijs. Binnen FreshPortal Software is dit alles onder controle.
Frank de Groot (algemeen manager Intratuin Groencentrum),
Marcel Sangers (CIO/COO FreshPortal Software) en
Vincent Romijnders (informatieanalist Intratuin)
De Groot: “Daarnaast hebben we te maken met veel verschillende leveranciers, die hun producten op uiteenlopende manieren aanbieden en aanleveren. Die kenmerkende dynamiek vraagt om de juiste automatisering en logistieke afhandeling.” FreshPortal Software onderscheidt zich daarbij door een aantal cruciale kenmerken: cloud gebaseerd, modulair, schaalbaar en op basis van API’s relatief makkelijk te integreren. “De software is qua opzet en functionaliteit gebaseerd op brede ervaring in onze branche”, verklaart Vincent Romijnders, als informatieanalist betrokken bij het project.
Implementatie
Als algemeen manager heeft Frank de Groot sinds november 2022 de dagelijkse leiding over het Intratuin Groencentrum, dat de inkoop en logistiek verzorgt van groen naar alle 67 vestigingen van de soft-franchiseformule. Van bestelling tot levering. Daarnaast is hij MT-lid van Intratuin Nederland, waar hij voorafgaand aan zijn huidige rol een klein jaar verantwoordelijk was voor de totale supply chain.
“Ruim voor mijn aantreden als Manager Intratuin Groencentrum liep er al een programma rond de implementatie van FreshPortal Software.” De toevoeging van extra functionaliteit had mede door een ingrijpende verhuizing de nodige vertraging opgelopen. “Er was dus een nieuwe impuls nodig”, zegt De Groot, die al sinds 1987 leidende posities binnen de groensector en logistiek bekleedt. “Na een periode in de hardwaren had ik hier weer een focus op groen.”
Frank en Marcel voor het nieuwe Intratuin distributiecentrum in Aalsmeer.
Doel was de integratie van FreshPortal ERP met het bestaande WMS systeem en het hieraan gekoppelde webportaal waarmee de productverantwoordelijken van de Intratuin-winkels hun bestellingen doen. Binnen het best-of-breed applicatielandschap – een geïntegreerde combinatie van oplossingen die zich binnen de sector bewezen hebben – draait naast het webportaal, Warehouse Management Software (WMS), Product Informatie Management (PIM) systeem, en software voor beheer van de stamgegevens, ook software voor de financiële afhandeling.
De koppelingen tussen FreshPortal en andere applicaties zijn gebaseerd op moderne API’s aan de kant van FreshPortal en worden ontsloten door gebruik te maken van de Microsoft Azure Service Bus. Deze Enterprise Service Bus (ESB) is een tussenlaag waardoor alle systemen ‘loosely coupled’ zijn: de systemen communiceren niet direct met elkaar. “De services en data worden hergebruikt, monitoring kan beter worden ingericht en de applicaties blijven ontvlochten, waardoor bij een onverhoopte storing de berichten in een wachtrij worden gezet en later alsnog kunnen worden verzonden en verwerkt. Andere processen en systemen kunnen zo gewoon blijven doorlopen”, aldus Romijnders.
Winstpunt
Frank de Groot: “Onze oude inkoopomgeving was vooral toegesneden op hardwaren en miste zoals gezegd een aantal mogelijkheden die belangrijk zijn bij groen. FreshPortal Software wordt nu gebruikt voor het aanbod-, inkoop- en ordermanagement, waarbij de juiste gegevensoverdracht voor verwerking en het procesverloop binnen de supply chain cruciaal is.”
Intratuin distributiecentrum in Aalsmeer.
Het aanbod van kwekers wordt, in combinatie met een koppeling naar het PIM systeem, verrijkt met uiteenlopende voor groen relevante data en via FreshPortal Software zichtbaar gemaakt in het genoemde webportaal. Bestellingen van de winkels worden, wederom via FreshPortal, op slimme wijze geconsolideerd naar inkooporders, die vervolgens voor bevestiging naar de verschillende kwekers worden gestuurd. Dit gebeurt, al dan niet automatisch, via verschillende inkoopkanalen, waaronder Floriday en via directe handel. Bij gewijzigde aantallen wordt er op een slimme manier herverdeeld aan de bestellingen van de winkels.
Andere winstpunten zijn volgens de verantwoordelijke manager een beter inzicht in de logistieke keten en daarmee meer grip op het proces. “Een ander voordeel is dat we dankzij FreshPortal veel flexibeler zijn om eenmaal geplaatste orders te wijzigen. Bijvoorbeeld de keuze voor alternatieve producten of een andere manier en moment van aanleveren. De piekperiode heeft al bewezen dat, onder andere door de software van FreshPortal, ook onze logistiek efficiënter is geworden.”
Goede aanvulling
De wisselwerking met de mensen van FreshPortal Software ervaart Frank de Groot als heel plezierig. “Ze weten enorm goed wat er in onze business speelt en hebben kennis van de technische aspecten. Van de mogelijkheden en de onmogelijkheden zijn ze uitstekend op de hoogte. Binnen het partnership vormen ze een goede aanvulling op ons eigen IT-team. De branchekennis is essentieel voor het slagen van dit soort projecten.”
“Daarnaast hebben wij als gebruikers onze specifieke wensen en eisen. Daar is door FreshPortal altijd goed op ingespeeld. Indien mogelijk werd het vertaald naar een oplossing. Onze samenwerking is enkele maanden heel intensief geweest. Daarbij werd ervoor gezorgd dat iedereen van alle belangrijke kwesties en wensen op de hoogte was.”
Aandachtspunten
Het eerste deel van de integratie van FreshPortal is in 2022 al afgerond en in het voorjaar van 2023 zijn diverse uitbreidingen en gewenste aanpassingen gefinaliseerd. Inmiddels draait de software al geruime tijd naar tevredenheid: “We zijn tevreden zoals alles nu presteert, ook tijdens de piekperiode. We gaan nu intern evalueren. Daaruit komen vast wensen en aandachtspunten naar voren. Na de zomer betrekken we ook de mensen van FreshPortal er weer bij om te kijken welke nieuwe zaken we richting 2024 gaan oppakken.”
Uiteindelijk heeft de totale uitrol, van eerste kennismaking, demo en workshops, tot aan de daadwerkelijke ingebruikname, meer dan een jaar geduurd. Na het aantreden van De Groot ging het pas echt lopen en was de implementatie binnen enkele maanden een feit. “Je weet dat automatiseringstrajecten altijd meer tijd vragen dan je vooraf denkt of hoopt. Ook hier was het soms even pittig, maar samen met de mensen van FreshPortal hebben we het mooi geklaard.”