Floriday
Esperit Elements is een razendsnel groeiende leverancier van creatieve arrangementen van planten in potten, schalen, manden en andere verpakkingen. Omdat het bedrijf qua informatievoorziening tegen grenzen aanliep, werd gezocht naar een moderne en schaalbare totaaloplossing. “FreshPortal is een compleet systeem waarmee we al onze wensen vervuld zien worden”, stelt mede-eigenaar Wouter Persoon van Esperit Elements. “We kunnen nu door naar de volgende fase van onze ontwikkeling.”
“FreshPortal is een compleet systeem waarmee we al onze wensen vervuld zien worden”
Dankzij FreshPortal Software heeft de onderneming nu realtime inzichten in voorraad, verkoop en uitstaande orders. Bovendien worden op basis van accurate kostprijsberekeningen automatisch de juiste adviesprijzen voorgesteld. “Tot de implementatie van FreshPortal draaiden we op een verouderd IT-systeem in combinatie met eigen maatwerk op basis van Excel”, blikt Persoon terug. “Daar waren we na een kleine twintig jaar echt te groot voor geworden. Zeker door de enorme groei van met name de afgelopen jaren was een verregaande professionalisering van ons kernsysteem nodig.”
“Bij Esperit Elements houden we van een duidelijk beeld waar we als organisatie naartoe moeten”, vervolgt de mede-eigenaar van het in onderscheidende creaties gespecialiseerde Esperit Elements. “Dat betekent dat je eerst een stevige basis creëert. Als die stam eenmaal goed geworteld is, dan kun je er takken aan gaan hangen. Zo hebben we dat ook gedaan met de implementatie van FreshPortal: een gefundeerde keuze met oog op beheersbaarheid, controleerbaarheid, toekomstvastheid enzovoorts.”
Toen Persoon en de zijnen zich op de markt voor ERP-oplossingen oriënteerden, kwam men al snel terecht bij de zich nationaal en internationaal sterk ontwikkelende nichespeler. “Ze kennen de specifieke wensen van de markt en hadden een overeenkomstige visie op de ontwikkeling van hun software.” Gedurende de implementatieperiode is FreshPortal Software als volledig cloudgebaseerd, modulair, schaalbaar en gebruiksvriendelijk totaalpakket voor de sierteeltsector verder vervolmaakt. Nagenoeg alle werkprocessen worden binnen de software ondersteund.
“Ze kennen de specifieke wensen van de markt en hadden een overeenkomstige visie op de ontwikkeling van hun software.”
Complexe uitdaging
Romek Piechowiak, vanuit FreshPortal Software betrokken bij grotere implementaties, beaamt dit: “Ik richt me meestal op trajecten die meer omvatten dan alleen de configuratie van onze standaardoplossing. Ik ben dus gewend aan iets complexere uitdagingen van klanten. De wisselwerking met Esperit Elements was van een andere orde. We waren enthousiast over hun visie op een allesomvattend systeem en zagen mogelijkheden voor de verdere ontwikkeling van onze eigen software.”
Esperit Elements is een zelfstandig opererende organisatie naast de eveneens autonome zusterbedrijven Esperit Young Plants en Esperit Plants. Drie bedrijven die elkaar onderling perfect aanvullen en verbonden zijn via ondernemer Jan van Geest, met wie Wouter Persoon bijna twintig jaar geleden Esperit Elements opzette. De klik ontstond tijdens een cursus. “Mijn vader was kweker, dus ik kende de sector. In gesprek met Jan ontstond het idee rond arrangementen.”
Hun bedrijf onderscheidt zich door aan exporteurs grote volumes van een compleet product te kunnen leveren. Samengestelde mix producten en arrangementen, met uiteenlopende componenten: planten, potten, verpakkingen en andere materialen. Eindklanten zijn onder andere tuincentra, bloemenwinkels en bouwmarkten. Esperit Elements voert drie productlijnen: Seasonalss, Specialss en Solutionss. Oftewel seizoensarrangementen, een lijn exclusieve producten en een complete collectie plant-potcombinaties.
Transitie voltooid
Om dat alles goed en efficiënt te kunnen vermarkten heeft men nu volledig inzicht in voorraden, bestellingen en zonder extra inkoop samen te stellen productarrangementen. Daarnaast worden de werkprocessen rond inkooporders, productontwikkeling en daadwerkelijke productie ondersteund. “Ons hele bedrijf draait nu op FreshPortal”, aldus een enthousiaste Wouter Persoon. “Door snellere en betere inzichten, mede op basis van aan FreshPortal gekoppelde BI-dashboards, hebben we onze operatie effectiever en efficiënter kunnen maken.” Er wordt gebruik gemaakt van diverse modules van FreshPortal, zo ook voor een optimaal en efficiënt productieproces. Met onder andere pickorders, het werken met handhelds en het ‘mixen verwerken scherm’, voor visuele ondersteuning aan de productiemedewerker, zijn diverse processen geoptimaliseerd en is de efficiency en kwaliteit toegenomen.
“We hebben we onze operatie effectiever en efficiënter kunnen maken.”
De transitie naar de nieuwe software is voltooid. “Het is allemaal vlekkeloos verlopen. Soms duurde het wat langer dan gepland, maar dat heeft te maken met het feit dat wij zelf voor sommige zaken niet helemaal klaar waren, en met de verdere ontwikkeling van FreshPortal. Succesfactoren waren de visie op hetgeen we wilden bereiken en de getoonde betrokkenheid en flexibiliteit. Niet in de laatste plaats bij onze eigen medewerkers, die dankzij op specifieke gebruikers toegesneden configuraties snel met het systeem hebben leren werken.”
Zowel Esperit Elements als FreshPortal Software zijn dankzij het gezamenlijke traject een stap verder. “Bij FreshPortal merk ik dat ook zij echt zijn doorgegroeid en verder geprofessionaliseerd. Bijvoorbeeld op het terrein van klantenservice en de helpdesk, die zich kenmerken door een persoonlijke en kundige benadering. Je hoeft als klant niet voortdurend uit te leggen wie je bent en wat je doet. Ik hoop dat dat zo blijft. Voor ons heeft FreshPortal zich bewezen als een betrouwbare partner met veel brede expertise van de sector. Kennis die onmisbaar is voor het slagen van automatiseringsprojecten van deze omvang.”
“Voor ons heeft FreshPortal zich bewezen als een betrouwbare partner met veel brede expertise van de sector.”
Overzicht houden
Ondertussen is de doorontwikkeling zeker nog niet ten einde, want voor de nabije toekomst staat bijvoorbeeld nog een groot scherm, in de centrale hal van Esperit Elements, op de roadmap. Hier tonen we een volledig overzicht van de operatie: bestellingen, voortgang van het productieproces, gereedheid voor transport enzovoorts. “Naast voortdurende versnelling, verbetering en uitbreiding zijn het overzicht, informatie om op te kunnen sturen en structuur heel belangrijk.”